兵庫県伊丹市、資料を電子化して年間43万枚のペーパーレス化を実現 印刷費用を年約100万円削減

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サイボウズ株式会社は12月8日、兵庫県伊丹市に職員約1500名の情報共有基盤として、同社が提供するクラウド版Garoon(ガルーン)とkintone(キントーン)が導入されたと発表した。Groonとkintoneの同時導入は、オンプレミス型が主流である自治体においては先駆的な事例だという。

Garoonは、中堅・大規模組織向けのグループウェア。数万人規模でも安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立しているとうたう。

kintoneは、業務アプリ開発プラットフォームで、営業の案件管理、顧客からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など用途に合わせた業務アプリの作成ができる。

伊丹市では国のデジタル化に先駆け、2019年に「超勤レス」「ペーパーレス」「キャッシュレス」の3つを柱とした「Smart Itami 宣言」(※)を実施し、働き方改革、業務の効率化を全庁で推進している。

(※)Smart Itami 宣言:伊丹市新庁舎の供用開始(2022年度)を機にAI(人工知能)などの技術革新や働き方改革の推進により、職員が生き生きと働く、スマートな職場と市民サービス向上を目指すことを目的としている。

新型コロナウイルス感染症対策に適した生活様式に対応するため、新しい情報共有基盤の必要性が高まる一方で、20年利用したグループウェアのリプレースが課題になっていた。

その課題を解決するため、働き方改革を実現でき、職員が自発的に業務改善に取り組める情報共有基盤としてクラウド版Garoonとkintoneを導入した。

グループウェア機能はGaroonを活用し、「スケジュール」と「施設・備品予約」との連携により事務の効率化、「スペース」の活用により会議が削減された。

これまで紙を使用していた庁内の申請・承認手続きを「ワークフロー」で実現することで、年間約1万8000枚分の紙出力の削減が期待できる。また、従来冊子で配布していた予算、決算、行政計画などを「ファイル管理」で共有することで年間約41万枚分の紙を削減し、過去の資料もファイル約2000冊分を廃棄できた。

印刷費用は年間約100万円削減し、ペーパーレス化を促進するなど「Smart Itami 宣言」の目標達成に向けて効果が出ている。資料を電子化したことで場所にとらわれない働き方が可能になり、テレワークを促進するとともに、感染症対策にもつながったという。

kintoneは、外部連携サービスを活用することで、自民や事業者とのやり取りもシステム化が進んでいる。「市民の声システム」では市民からの質問の受付、回答の作成、承認までをkintoneで完結し、市民へのスムーズな情報提供を実現した。

「建築予定地に関する調査依頼書合議システム」では、これまで紙を使用していた各課の承認作業をkintoneアプリ上で実現し、業務効率化につながったとしている。

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