メールの業務効率をギュギュっと圧縮!Gmailの設定&ショートカット15選

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ども、メディアチームのゆうせいです。飲食店のメニューにある「店長のおすすめ」なんてものは、今日中に処理したい食材をメインに構成された料理だ。という話を聞いて驚愕しています。しかし今回おすすめする「GmailのTips」は、そんな思惑は皆無ですのでご安心ください。

というわけで、みんな大好き「Gmail」をより便利に、捗るようにするTipsを15個ご紹介します。

なんつったって捗るGmailの設定編

間違って送信しても慌てない!「送信取り消し設定」

はい、メール書けた。送信っとポチった瞬間、やべぇ、添付ファイル添付してねぇ!名前間違ってる!そもそも内容間違ってる!なんてことありますよね。そんな状況に陥った時、落ち着いてこう言いましょう。

「まだ慌てる時間じゃない」

そう、「送信取り取り消し設定」さえしておけばね。

なんとGmailには、送信取り消し機能が備わっているのです。
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「設定」→「Labs」→「送信取り消し」を有効にすれば準備完了。あとはお好みで、何秒まで取り消し可能かを設定しておくだけ。これでもうミス放題です。誤送信しても、「取消」をクリックすれば、するっと編集画面に戻ることができます。

後述のショートカットを使えば、 z をポチるだけになり、より簡単で安心となります。

テンプレート(定型文)設定で返信も楽勝「返信型定型文」

読んで字の如し、返信用の定型文作成設定です。とは言え返信に限定されるわけではなく、自由にテンプレートとして使うことができます。
gmail_tips001

「設定」→「Labs」→「返信定型文」を有効にすれば準備完了。

登録はメール全文となるのが少し面倒ですが、下書きからも登録できます。日報や週報、そして月報などの定期的に送るメールなどを作成するときに超絶便利な設定です。

返信は全員にするのがデフォルト

メールの返信を、ccを含めた全員にするよう設定する方法です。はじめの設定では、返信はfromのアドレスだけになっているので、これを設定しておけば連絡漏れを防ぐことができるってわけです。
gmail_tips003

「設定」→「全般」→「返信時のデフォルトの動作」を「全員に返信」にすれば完了です。

これまでは、いちいち「全員に返信」を選ぶ必要がありましたが、これで手間が省けますね。

なんつったって捗るGmailのショートカット編

さて、次はGmailのショートカットについて。Gmailには多くのショートカットコマンドが準備されています。いちいちマウスやトラックパッドでカーソルを目的のリンクに持っていく必要はありません。コマンド一発でサクッと操作しちゃいましょう。
gmail_tips004

「設定」→「全般」→「キーボード ショートカット」をONにし、ページ下部の「設定を保存」をクリックすれば設定完了です。

それでは、数あるショートカット群の中から、14個を厳選してご紹介します。

新しいメールを作成する

c 新規メール作成
shift + c 新しいウィンドウで新規メール作成

新規メールを作成するためのショートカットキーです。「c」を入力するだけで、メール作成画面が開きます。また、「shift + c」を入力すれば、新しいウィンドウで作成画面が開きます。

検索ボックスにカーソルを移動

/ 検索ボックスにカーソルを移動

Gmailの優れた検索機能は言わずもがなですが、その検索をサクッとするためのショートカットキーです。「/」を入力することで、カーソルが検索ボックスへと移動するので、あとは検索したいワードを打ち込むだけです。

メールをアーカイブ

e メールをアーカイブする

開いているメール、選択しているメールをアーカイブするためのショートカットキーです。Gmailの設定で、返信と同時にアーカイブすることは可能(「設定」→「全般」→「返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示する」を選択)ですが、返信せずにアーカイブするときに有効利用できるキーです。

読んだ→アーカイブの動作がキー入力一発で完了します。受信トレイのメールを複数選択してのアーカイブも可能です。これは確実に1番使うショートカットキーと言えますね。もう毎日使ってます。これまでも、そしてこれからも。

メールにスターを付ける(はずす)

s メールにスターを付ける(はずす)

メールにスターを付けたり、はずしたりするショートカットキーです。重要なメールにはスターを付けると思いますが、もうこれで簡単ですね。付けたりはずしたり、キー入力するだけです。先に紹介したアーカイブとあわせて使うことをおすすめします。

読んだ→重要だ→スターつける→アーカイブ

みたいな流れです。

返信または全員に返信する

r 返信する
shift + r 新しいウィンドウで開いて返信

a 全員に返信する
shift + a 新しいウィンドウで開いて全員に返信する

メールの返信をするときのショートカットキーです。先に紹介した「全員に返信」を有効にしていても、個別返信するときにこのショートカットキーは使えるので便利です。

メールを削除する

# メールを削除する

メールを削除するときのショートカットキーです。アーカイブする必要もないものは、サクッと削除しちゃいましょう。「#」は実際は「shift」+「3」ですから、少しだけ手間なキーとなっています。間違えて削除しないための優しさですかね。

メールを既読にする

shift + i メールを既読にする

メールを既読にするショートカットキーです。返信するまでの無いメールは、さっさと既読にしてアーカイブしちゃいましょう。

前の操作を取り消す

z 前の操作を取り消す

前にした操作を取り消すショートカットキーです。間違えてアーカイブした、削除した、既読にしたなどなど。前述の送信ミスのときにも大活躍する神様ショートカットキーですね、これは。

まとめ

というわけで、Gmailが捗るようになる設定&ショートカットをご紹介させて頂きました。それほど難しい設定でもなく、覚えやすいショートカットキーですので、ぜひ活用して業務のスピードアップを図ってみてはいかがでしょうか?

おすすめは何と言っても ez ですね。とにかくアーカイブ、アーカイブで受信トレイをキレイに保つ。受信トレイに何もないってことは、タスクが終了している証みたいな運用で。間違ってアーカイブしたり、誤送信した際は取り消す。この流れが身につけば驚速で業務が進むと思います。あくまでも思いですが。

では、またお会いしましょう。
ご存知、ゆうせいでした。