埼玉県、DX推進でペーパーレス効果を50%も実現 億単位のコスト削減を見込む

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画像は事例詳細より

株式会社マクニカは4月14日、埼玉県が推進するDX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みに対し、コンテンツクラウドのBoxおよびアイデンティティ管理のOktaの販売及び購入構築で支援したと発表。トライアルで90%のペーパーレス効果を得たほか、複数クラウドサービスのシングルサインオンなどに対応した。

埼玉県では2021年3月に、行政のデジタル化や社会全体のDXを推進する上での方針や施策を定めた「埼玉県デジタルトランスフォーメーション推進計画」を策定した。

行政のデジタル化を着実に推進するとともに、社会基盤としてのデジタルインフラを浸透させることで「社会全体のDX」を実現し、快適で豊かな、真に暮らしやすい、新しい埼玉県への変革を目指しているという。

この計画の取り組みとして進めている「ペーパーレス化」「テレワーク」の実現のために、一般競争入札において、コンテンツクラウド基盤の「Box」、クラウド型アイデンティティ管理・統合認証サービスの「Okta」と、パートナー企業の取り扱うZoomなどの他製品が合わせて採用され、同自治体を支援することになった。

本支援では、庁内のさまざまなシステムやキャビネットに分散していた情報資産をBoxを活用して電子化、クラウド化し、一元管理できる仕組みを作り上げた。

定期的な職員の大規模人事異動に対応するため、マクニカが独自で開発したプロビジョニングツール「Hakonnect(ハコネクト)」もあわせて導入し、自動でBoxのアカウント管理、フォルダ作成、アクセス権付与などの作業ができる環境を構築した。

ファイルの閲覧やダウンロードのログの取得により、情報漏洩、内部不正対策にも活用できる。

また、Oktaをアイデンティティ管理基盤とし、BoxやZoomといったクラウドサービスへのシングルサインオンを実現した。

セキュリティ強化のために、多要素認証も実施している。LDAPやCSVファイルに点在していたユーザー情報を総合的に取り込むことで、プライベートクラウドでの管理体系を維持したまま、クラウドサービスの利用に対応したアイデンティティ管理基盤を構築した。

テレワークで業務を継続できる環境を整備するだけでなく、導入によって以下のような効果があった。

【Box】

  • 90%のペーパーレス効果(トライアル時のモデル部署において)
  • 資料の保管場所が一元化され、管理や検索性が向上
  • Hakonnectによる人事異動時の権限付与の自動化・効率化
  • ISMAP対応であることや、閲覧・ダウンロード等のログ取得によるセキュリティ強化
  • 日本リージョンへのデータ保管による、日本法への準拠

【Okta】

  • 複数のクラウドサービスへのシングルサインオンによる利便性向上
  • 多要素認証により庁外からのクラウドサービス利用時のセキュリティ向上
  • 認証基盤のクラウド化(IDaaS)で、バージョンアップの工数削減
  • 複数のデータソース(Active Directory, LDAPサーバ, CSVファイル)から ユーザー情報をインポートし、クラウドに統合
  • 99.99%の高い可用性と、日本法への準拠によるセキュリティレベルの確保

ユーザー事例ページによると、ペーパーレス化は2021年度下期(2021年10月~2022年3月)では、2019年度比で50%の削減、2022年度は60%の削減を目指している。紙に加えて、印刷コスト、保管場所、ハンドリングなどを合わせて、億単位でコスト削減を見込んでいるという。

株式会社Box Japan 代表取締役代表の古市 克典氏は「当社は創業以来、働き方の変革をミッションに、コンテンツクラウド『Box』を中心として複数のSaaSやクラウドソリューションとの『Best of Breed』(ベスト・オブ・ブリード)による連携で最適なデジタルワークプレイスの実現を推進してまいりました。この度、埼玉県様において、マクニカ様のご支援のもと県庁職員の皆様の生産性の高い働き方やワークライフバランスを実現する仕組みを”Best of Breed”で提供できたことを大変喜ばしく感じております。今後も当社は多くのパートナー様と一緒に社会で求められる多様な働き方を支える『デジタルワークプレイス』を推進するため、より一層尽力してまいります」とコメント。

Okta Japan株式会社 代表取締役社長の渡邉 崇氏は「この度、マクニカ様のご支援により埼玉県様におけるDXへのお取り組みが進み、その中でもOktaが各クラウドサービスへの入り口として、利便性とセキュリティの双方を両立した環境を実現する一翼を担うことができたことを大変嬉しく思います。Oktaは“あらゆる人があらゆるテクノロジーを安全に使うことが出来る世界を実現する”をビジョンに、世界中で15,000以上のお客様に利用いただいているアイデンティティ管理の認証基盤です。今回を皮切りに、自治体・公共団体様を始めとした多くの日本の企業・団体様にテクノロジーを安全にお使いいただけるよう、マクニカ様と共にサービスの提供や、さらなる改善に積極的に努めてまいります」とコメントしている。

事例の詳細はこちらから。

>>ニュースリリース